基于新时期民政局开展档案管理的对策分析

  摘 要:档案管理作为民政局中的重要组成部分,其关键性不可忽视。但是随着社会人才的不断涌入,档案数目的持续增多,档案管理的处理过程变得繁杂了起来,在此过程中难免也会出现各种问题。所以,本文将会从现如今档案管理存在的问题以及相关的对策来进行一一分析。
  关键词:新时期;民政局;档案管理;对策
  引言
  档案管理作为民政局中不可或缺的一环,一旦档案中的统计信息出现错误,那么群众的反响会很大。虽然现如今的档案管理有了明显的提高,但是,在此过程中还要对管理制度进行更加规范化,使管理人员更加的专业化。只有这样才能够使档案管理体系更加的健全。
  一、存在的问题
  (一)管理规范缺乏
  在进行管理统计工作的时候,往往会出现人为整理出现错误的地方。作为整理档案这种高要求的工作来说,有些许的小差错是不可避免的,只要后续管理员工吸取教训,不断改进即可。
  但是,频繁的出现关键问题上的错误,这就是一个不容忽视的问题。在统计档案的过程中严重者竟出现了档案内容上的不完整,对于相关的信息没有做到足够的详细,甚至在此过程中的内容也出现了不准确的现象。除此之外,相关部门的收集归档也不够及时,没有在预期的时间内按时归档的现象陆续发生。之所以出现这种问题,应当归结于相关部门管理规范的缺乏,这样不仅会给民政局带来不良的影响,而且还会严重影响档案管理部门的权威性。因此,民政局应当采取相关的措施来规范档案管理的实施过程。
  (二)管理人员素质较低
  在档案管理中,管理人员扮演着重要的角色,档案的规范和准确性离不开管理工作人员的认真处理。但是,在现如今的档案管理中,却出现了种种问题。
  在工作过程中,有部分档案管理员书写潦草,而且对待工作的态度极其不认真,甚至有些管理人员在没有完成自己整理工作的时候擅自离职。对于此类现象的发生的原因,一方面是民政局的教育和管理没有到位,没有使素质教育深入人心,另一方面是管理人员自身的职业道德素养没有上升到一个高度。对于此类现象的发生,政府应该提起高度的重视,对于思想上有问题的档案管理人员进行教育,这样才能够使档案管理的工作正常进行。
  (三)管理手段不足
  虽然现如今的社会已经步入到了人工智能的时代,社会上大多数领域多多少少都有人工智能的影子。但是,在民政局中的档案管理中,不仅在硬件上没有做到正规的要求,对于档案管理这种机密性的工作,其办公环境也没能够做到高防护的硬件要求。除此之外,档案管理仍然使用传统人工的方式来统计信息,会使工作达不到预期的效果。
  所以,采用传统的手工操作来进行档案的整理,其直接结果就是导致工作效率降低,而且操作复杂。除此之外,没有了良好的防护措施和办公环境,管理人员的工作积极性也不会有所提高。所以,应当优化管理体系,从根本上解决管理手段不足而带来的问题[1]。
  二、解决方法
  (一)规范管理制度
  由于新时代的影响,越来越多的人才不断地涌入到市场当中,档案数量显著增多,面对如此大的工作量的完成,管理人员既要保证档案能够在规定的时间内归档,又要保证档案质量过关。所以,规范管理制度显得尤为重要。
  为了减少档案中内容的错误率,民政局应当制定成文的规定,明确的写清楚哪一部分需要哪些人去做,将任务落实到个人的身上,这样才能够使工作正常的完成。除此之外,档案的管理人员面对自己之前所犯的错误应当吸取经验,不断完善,争取在接下来的档案整理工作中不出差错。通過这种方法才能够使档案管理更加的规范化。
  (二)提高人员素质
  档案管理人员工作上的失误,归根结底就是档案管理人员的思想不到位,职业道德素养没有得到很好的提升,这样的结果直接会影响民政局整体的工作作风。因此,民政局应当采取合理的方法来提升相关档案管理人员的整体素质。
  首先,要提高档案管理人员的综合素养要从思想教育上出发,民政局应当安排时间来为相关管理人员进行素质培养课程的学习。在学习的过程中培养管理人员的服务意识和职业素养。其次,应当提高管理人员的工作积极性,面对日复一日,年复一年的档案管理工作来说,管理人员难免会出现工作不积极的现象,其间接导致了对待工作的态度不认真。所以,民政局应当设立合理的奖惩制度,对于认真工作,对工作负责的人员进行额外的奖励,表现良好者,应当优先考虑升职。对于态度不认真的人员,进行扣除工资的措施,这样就能够在极大程度上提高人员的综合素养。
  (三)优化工作体系
  随着现如今科技的发展,数据化、智能化的模式已经应用到各行各业中。所以,人工整理档案已经无法满足当今工作的需求,相比较于人工整理来说,采取现代化的技术更能够提高工作的效率[2]。
  一方面,民政局应当为档案管理工作配备现代的多媒体计算机,利用先进的计算机技术来提升工作效率,此外,多媒体计算机还能够以极快的速度来完成人类无法完成的工作,计算机能够花费极少的时间来对档案进行分类、备份、整理,在极大程度上减轻了传统人工的工作量,也提高了信息整理的准确率。另一方面,民政局也要改变传统的看法,接受新兴的事物,相信科技能够为工作带来意想不到的效果。只有这样,才能够使档案的管理工作更加有序、顺利的进行。
  三、结束语
  档案管理作为民政局工作当中至关重要的一个环节,其工作细节不能够出现任何的差错。所以,民政局应当规范档案管理的制度,通过制度来规范管理人员,从而保证工作的正常进行。管理人员也要不断提升自身的综合素养,只有这样才能够推动民政局档案管理工作的稳步发展。
  参考文献
  [1]冯嘉文.新时期科技档案管理存在的问题及对策分析.卷宗,2018,000(005):105-106.
  [2]党丽萍.民政档案管理要点及对策.兰台内外,2019,243(06):41-42.
  作者简介:
  佟振发,(1977-11-)男,蒙古族,兴安盟科尔沁右翼中旗人,本科学历,科尔沁右翼中旗民政局,研究方向:档案管理.

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